Aus unserer Erfahrung ist nicht die Komplexität der Prozesse das Hauptproblem. Es ist der fehlende strukturierte Einstieg. Prozessmanagement wird zu häufig als grosses Organisationsprojekt verstanden – statt als konkretes Werkzeug zur Entlastung im Tagesgeschäft.
Prozessmanagement hat einen klaren Zweck. Es ist mehr als nur Dokumentation. Besonders im Marketing geht es um wichtige Fragen:
Damit Prozessmanagement wirkt, braucht es kein grosses Programm, sondern ein klares und nachvollziehbares Vorgehen.
Aus unserer Erfahrung haben sich die folgenden Schritte bewährt. Sie helfen Unternehmen – insbesondere im Marketing, Digital-Asset-Management- und Content-Bereich – sinnvoll durchzustarten.
Der Einstieg ins Prozessmanagement gelingt dort am besten, wo der Handlungsdruck hoch ist. Bewährte Einstiegsprozesse aus Marketing- und Digital-Asset-Management-Projekten:
Unsere Empfehlung:
Beginnen Sie nicht mit «Wir führen Prozessmanagement ein».
Starten Sie stattdessen mit: «Diesen Prozess wollen wir klarer, stabiler und effizienter gestalten.»
Gerade zu Beginn steht das gemeinsame Verständnis im Vordergrund. Ein Prozess sollte so beschrieben sein, dass alle Beteiligten ihn nachvollziehen und im Alltag anwenden können.
Für den ersten Überblick reichen oft einfache Visualisierungen, die:
Je nach Zielsetzung und Komplexität kann es sinnvoll sein, eine detaillierte BPMN-Modellierung einzusetzen.
Insbesondere bei bereichsübergreifenden Marketing-, DAM- oder Content-Prozessen, bei systemgestützten Workflows sowie bei der Vorbereitung von Automatisierungen sorgt BPMN für die notwendige Klarheit und Transparenz.
Aus der Praxis zeigt sich:
BPMN entfaltet seinen Mehrwert, wenn Prozesse nicht nur beschrieben, sondern aktiv gesteuert, weiterentwickelt und technisch umgesetzt werden – etwa als Grundlage für Workflow-Engines, Systemintegrationen oder klare Abläufe und Zuständigkeiten.
Wie Unternehmen den Einstieg in die Prozessmodellierung finden – von einfachen Darstellungen bis zur BPMN-Modellierung – erläutern wir hier: Der praktische Einstieg in die Prozessmodellierung.
Ein häufiger Stolperstein im frühen Prozessmanagement: Prozesse sind dokumentiert – aber niemand fühlt sich dafür zuständig.
Gerade im Marketing, wo viele Prozesse bereichsübergreifend verlaufen, ist das kritisch. Eine klare Rollenverteilung ist dabei zentral, da im Geschäftsprozessmanagement unterschiedliche Akteure mit klar abgegrenzten Verantwortlichkeiten zusammenwirken.
Deshalb sollte früh geklärt sein:
Prozessmanagement ist immer auch Organisationsarbeit. Ohne klare Rollen bleibt selbst das beste Modell wirkungslos.
Sobald ein Prozess transparent ist, werden Schwachstellen deutlich erkennbar:
Wichtig aus unserer Erfahrung:
Nicht jede Automatisierung schafft automatisch Mehrwert. Oft lassen sich durch klare Regeln, Vorlagen oder Rollen bereits grosse Effizienzgewinne erzielen. Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn Prozesse stabil und durchdacht sind.
Wie sich Automatisierungspotenziale sinnvoll bewerten und priorisieren lassen, wird in folgendem Beitrag erläutert: Automatisierungspotenzial maximieren: Einfache Methoden zur Identifizierung von geeigneten Prozessen.
Spätestens bei wiederkehrenden Marketing- und Content-Prozessen stellt sich die Frage nach systemischer Unterstützung:
Ein häufiger Fehler in Projekten:
Systeme werden eingeführt, bevor Prozesse klar definiert sind – oder Prozesse werden modelliert, ohne die Systemrealität zu berücksichtigen.
Nachhaltiges Prozessmanagement verbindet beides. Wie sich Prozesse und Systemlandschaft in der Praxis sinnvoll verzahnen lassen, zeigt die Erfolgsgeschichte von Ivoclar.
Viele Unternehmen stehen nach den ersten Schritten im Prozessmanagement an einem ähnlichen Punkt:
Die wichtigen Abläufe sind beschrieben. Schwachstellen wurden identifiziert. Jetzt stellt sich die Frage, wie daraus ein konsistenter und wiederholbarer Prozess entstehen kann.
Aus der Praxis zeigt sich, dass es einen klaren Rahmen benötigt, der Vorgehen, Modellierungstiefe und Systembezug sinnvoll miteinander verbindet. Ohne diesen Rahmen bleibt Prozessmanagement häufig punktuell und schwer skalierbar.
Unsere BPM-Bundles sind genau für einen solchen Einstiegsrahmen konzipiert worden. Sie basieren auf erprobten Vorgehensweisen aus Marketing-, DAM- und Content-Projekten und bündeln:
Eingesetzt werden die Bundles unter anderem bei:
Der Ansatz hilft, mit bestimmten Prozessen strukturiert zu beginnen. Gleichzeitig schafft er eine solide Basis für spätere Erweiterungen. So muss das Prozessmanagement nicht als grosses Projekt gestartet werden.
Der Einstieg ins Prozessmanagement muss weder komplex noch langwierig sein – gerade im Marketing- und Content-Umfeld.
Entscheidend sind:
Unternehmen, die Prozessmanagement pragmatisch starten und professionell weiterentwickeln, schaffen die Grundlage für Effizienz, Qualität und Skalierbarkeit im Marketing.
Autor: Kevin Lang, Head of BPM, Projektleiter, Business & Process Consultant, brix
Erstpublikation am 27. Januar unter https://www.brix.ch/de/ueber-uns/news/prozessmanagement-marketing
