Prozessoptimierung und Automatisierung in der Lohnverarbeitung

KI als Gamechanger - Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt rasant und grundlegend und stellt viele Personalabteilungen in verschiedensten Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Gleichzeitig bieten neue Technologien, insbesondere künstliche Intelligenz (KI), vielversprechende Lösungen, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch vorhandene Ressourcen wiederum optimaler zu nutzen. Insbesondere die Lohnbuchhaltung, die eine kontinuierliche Verarbeitung umfangreicher Daten erfordert, ist ein ideales Anwendungsfeld für Automatisierung.

Effizienzsteigerung durch automatische Datenerfassung und Workflows

Automatisierte Systeme beschleunigen den Lohnabrechnungsprozess erheblich. Von der Dateneingabe bis zur Überweisung werden viele Aufgaben ohne menschliches Eingreifen erledigt. Moderne Tools erkennen relevante Informationen aus digitalen Dokumenten, integrieren diese nahtlos in den Abrechnungsprozess und erstellen Berichte in Echtzeit. Durch den Wegfall manueller Tätigkeiten, wie die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen oder die Erstellung von Lohnabrechnungen, können Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Dies bedeutet nicht nur weniger Arbeitsaufwand für HR-Teams, sondern auch eine Reduzierung der Fehlerquote. Gleichzeitig ermöglicht die Software eine lückenlose Nachverfolgung aller Prozessschritte, sodass Fehlerquellen schnell identifiziert und behoben werden könnten.

Fehlerreduktion durch kontinuierliche Datenanalyse

Die manuelle Bearbeitung von Lohnabrechnungen ist anfällig für Fehler, die teure Konsequenzen nach sich ziehen können. Ein falscher Steuerbetrag oder eine verpasste Sozialabgabenmeldung führen zu Nachzahlungen, Strafen oder sogar zu rechtlichen Problemen. Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler und erhöhen die Genauigkeit der Lohnverarbeitung. Ein Vorteil der künstlichen Intelligenz ist die Fähigkeit zur Datenanalyse. KI kann grosse Datenmengen analysieren und daraus Muster erkennen. In der Lohnverarbeitung bedeutet dies, dass KI nicht nur die genauen Beträge berechnen kann, sondern auch vorausschauende Analysen liefert. Beispielsweise kann sie Prognosen über zukünftige Lohnkosten basierend auf historischen Daten und Trends erstellen,^und so kann HR die Budgetplanungen effizienter gestalten. Ebenso werden Abweichungen oder Auffälligkeiten wie z.B. Fehler in den Arbeitszeiten oder unregelmässige Bonuszahlungen automatisch identifiziert.

Integration durch Schnittstellen zu anderen Systemen

Bei der Implementierung von Automatisierungs- und KI-Technologien in der Lohnverarbeitung spielen Schnittstellen eine entscheidende Rolle. Sie ermöglichen die nahtlose Integration unterschiedlicher Systeme und sorgen dafür, dass Daten effizient zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können. In der Lohnverarbeitung ist eine solche Integration besonders wichtig, um alle relevanten Daten – von Personalstammdaten bis hin zu Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen – korrekt und in Echtzeit zu verarbeiten.

Schnittstellen tragen auch zur Qualitätssicherung bei, indem sie automatisch eine Datenvalidierung durchführen. Wenn z.B. fehlerhafte oder unvollständige Daten übermittelt werden, können Schnittstellen diese Informationen frühzeitig erkennen und eine Fehlermeldung generieren. Dies ermöglicht eine sofortige Korrektur, bevor die Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden oder fehlerhafte Daten an externe Stellen gesendet werden.

Eine gut gestaltete Schnittstelle sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch zukünftige Erweiterungen und Veränderungen ermöglichen. Die Lohnverarbeitung kann sich durch neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen in der Unternehmensstruktur weiterentwickeln. Flexibilität in den Schnittstellen ist daher entscheidend, um auch zukünftig eine reibungslose Integration mit anderen Softwarelösungen oder externen Partnern zu gewährleisten.

Chatbots für häufige Anfragen und 24/7-Support

Künstliche Intelligenz kann auch als virtuelle Assistenz in der Lohnverarbeitung eingesetzt werden. Diese sogenannten Chatbots stehen den Mitarbeitenden rund um die Uhr zur Verfügung und bieten schnelle Antworten zu wiederkehrenden Fragen und Anliegen wie beispielsweise zu Lohnabrechnungen, der Zeiterfassung, bei Ferienanträgen, Krankmeldungen, zum Personalreglement etc. Dies entlastet das HR-Team und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Durch die Integration in bestehende Systeme können Chatbots nicht nur Informationen bereitstellen, sondern auch Aktionen auslösen, wie beispielsweise das Einreichen von Dokumenten oder die Aktualisierung persönlicher Daten. Dies spart Zeit und verbessert die Servicequalität erheblich.

Skalierbarkeit

Mit einem stetig wachsenden Unternehmen wächst auch die Komplexität der Lohnverarbeitung. Automatisierte Systeme bieten eine hohe Skalierbarkeit und können problemlos mit der Unternehmensgrösse mitwachsen. Egal, ob es um die Integration neuer Mitarbeitenden, die Verwaltung verschiedener Vertragsarten oder die Berücksichtigung internationaler Gegebenheiten geht – Automatisierungslösungen können diese Herausforderungen in der Regel effizient bewältigen. Verbesserte Compliance und Aktualität Eine verbesserte Compliance bedeutet, dass ein Unternehmen gesetzliche und regulatorische Vorschriften sowie interne Richtlinien genauer und effizienter einhält. In Bezug auf die Lohnverarbeitung heisst dies, dass alle relevanten Gesetze und Bestimmungen, wie z.B. Steuerrecht, Sozialversicherungsvorschriften oder Arbeitszeitgesetze, korrekt angewendet werden und die Lohnabrechnungen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen erstellt werden. Die oben erwähnten gesetzlichen Bestimmungen ändern sich regelmässig. Die Automatisierung sorgt dafür, dass alle relevanten Vorschriften stets aktualisiert und korrekt angewendet werden. KI-Systeme können sogar automatisch auf gesetzliche Änderungen reagieren, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, was die Compliance sicherstellt und das Risiko von Verstössen oder Versäumnissen minimiert.

Datenschutz und Sicherheit im KI-Einsatz

Der Einsatz von KI in der Lohnverarbeitung wirft natürlich auch Fragen zum Datenschutz auf. KI-Technologien können personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeiten, doch bleibt die Verantwortung beim Unternehmen. Sicherheitsmassnahmen wie Datenanonymisierung und regelmässige Schulungen der Mitarbeitenden sind daher unverzichtbar.

Take-Home-Message

Die Automatisierung und der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Lohnverarbeitung bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und Fehler zu minimieren. KI ermöglicht nicht nur eine effiziente Abwicklung von Routineaufgaben, sondern auch die Analyse und Prognose von Lohnkosten und anderen HR-Daten.

Trotz der vielen Vorteile sollten Unternehmen die Herausforderungen im Bereich Datenschutz, Implementierungskosten und Mitarbeiterschulung nicht unterschätzen. Eine schrittweise Einführung und die Wahl des richtigen Technologiepartners sind entscheidend für den Erfolg. Durch die sorgfältige Integration von Automatisierung und KI können Unternehmen den digitalen Wandel in der Lohnverarbeitung erfolgreich gestalten und von den zahlreichen Vorteilen profitieren.

Autorin: Tanja Sala, HR Interim Managerin bei HR Andrist GmbH

Quelle: Der HR-Profi, Newsletter 03, März 2025

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